Информация по командировкам

Оформление командировки

1. Служебная записка

Для направления сотрудника в командировку необходимо оформить служебную записку. В ней указываются ФИО командированного сотрудника, цель, сроки, пункты назначения и источник на который будут отнесены расходы по командировке. Служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается ректором университета. Основанием служебной записки может быть приглашение.

2. Приказ о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение

На основании служебной записки оформляются:

  • служебное задание (оформляется, в подразделении по форме № T-10а, в нем указывается цель командировки; регистрируется, за счет средств ИЗиДО - в ИЗиДО, за счет средств х/д, накл. НИСа, гранта - в НИСе, за счет средств других источников (бюджет, внебюджет, ИНО и т.д.) – в учебном отделе);
  • приказ или распоряжение руководителя;
  • командировочное удостоверение (на подпись руководителя в командировочном удостоверении ставится печать в приемной 1-го проректора).

 3. Деньги под отчет

Работнику, при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Размеры возмещения указанных расходов определен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 и осуществляется в следующих размерах:

  • расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки;
  • при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
  • расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

Бланк служебного задания                      -  Blank_Sluzhebnogo_zadanija_file_1_7271.pdf (147 KB)    

Для получения денег под отчет на командировку необходимы документы:

  • приказ или распоряжение руководителя;
  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • а также отсутствуие задолженности по ранее выданным авансам.

Полученные деньги сотрудник вправе израсходовать только на те цели, на которые они ему выданы.

4. Авансовый отчет и окончательный расчет по выданному авансу

В течение трех дней по возвращении из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет. Он составляется по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Бланк авансового отчета                         -  Blank_Avansovogo_otcheta_file_1_7039.pdf (176 KB)

Образец заполнения авансового отчета -  Obrazec_zapolnenija_Avansovogo_otcheta_file_1_5837.pdf (269 KB)

К авансовому отчету прилагаются:

  • приказ;
  • служебное задание на командировку (должны быть заполнены все строки и поставлены подписи руководителей);
  • командировочное удостоверение (должны быть проставлены печати, даты, пункты назначения, подписи);
  • документы о найме жилого помещения;
  • документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Если по окончании командировки у сотрудника фактически израсходованная сумма меньше полученного аванса, то он должен вернуть неизрасходованные деньги в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в течение трех дней.

Если же сотрудник израсходовал больше денег, чем ему выдали, то перерасход выдается ему по расходному кассовому ордеру.

5. Исправления

Исправления в документах (служебное задание, командировочное удостоверение), проездных билетах, кассовых чеках не допускаются.

Исключение:

  • Если в командировочном удостоверении возникла случайная ошибка в датах, то аккуратно зачеркивается неправильная дата, ставится правильная и заверяется дополнительно печатью и подписью уполномоченного лица.

6. Проездные документы, электронные билеты

Проездные документы должны соответствовать требованиям нормативных актов.

Билеты приобретаются в железнодорожных, авиакассах или кассах автовокзалов.

К электронным билетам (маршрут/квитанция) прилагается кассовый чек или квитанция на оплату электронного билета. Оплата электронного билета через интернет производится только посредством личной банковской карты. Факт оплаты должен быть подтвержден выпиской из банка. К авиабилетам прилагаются посадочные талоны, в которых должны быть указаны фамилия, имя, дата, время вылета, номер рейса и пункт назначения. Стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, аэропорту (если они находятся за чертой города) оплачивается по билетам, приобретенным в кассах. К электронным билетам на иностранном языке прилагается перевод.

Возмещение стоимости проезда на такси, оплата багажа, услуг камеры хранения, упаковки багажа производится только при наличии подтверждающих документов (квитанции, чеков), подписанных руководителем университета.

7. Утеря посадочного талона, задержка рейса

При утере посадочного талона сотрудник должен предоставить справку от авиаперевозчика, о подтверждении полета.

При задержке рейса по вине авиакомпании сотрудник должен предоставить справку об изменении даты и времени вылета.

8. Загранкомандировка

При загранкомандировках время фактического пребывания работника определяется по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы РФ. Именно поэтому ксерокопия загранпаспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица. Обязательно иметь построчный перевод всех документов, составленных на иностранном языке.

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 20 марта 2006 г. N 03-02-07/1-66
Текст письма официально опубликован не был
ЗАО просит разъяснить порядок оформления и заверения перевода первичных учетных документов, составленных на иностранных языках, и для учета затрат в налогообложении. В этих целях просим ответить на следующие вопросы: Кто может осуществлять перевод первичных учетных документов, составленных на иностранном языке:
Вариант 1. Осуществление перевода документов сторонними организациями, оказывающими услуги по переводу текстов на русский язык. Какими документами должно быть подтверждено право организаций оказывать данного рода услуги?
Вариант 2. Осуществление построчного перевода на русский язык сотрудником нашей организации, владеющим соответствующим иностранным языком. Какими документами должна быть подтверждена его квалификация? Должен ли сотрудник организации быть штатным переводчиком.
Какие требования предъявляются к оформлению и заверению переводов первичных учетных документов?
В Департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрено ваше письмо от 23.01.2006 N 09/ФМ-02 и сообщается следующее.
Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете".
Пунктом 1 статьи 80 Кодекса установлено, что налоговая декларация представляет собой письменное заявление налогоплательщика о полученных доходах и произведенных расходах, источниках доходов, налоговых льготах и исчисленной сумме налога и (или) другие данные, связанные с исчислением и уплатой налога. Налоговая декларация представляется каждым налогоплательщиком по каждому налогу, подлежащему уплате этим налогоплательщиком, если иное не предусмотрено законодательством о налогах и сборах. Согласно нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации самостоятельно формируют учетную политику, в составе которой утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 вышеназванного закона ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, установлено, что документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.
Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.
Считаем, что организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык.
Заместитель директора Департамента                     А.И. Иванеев

Фактическое пребывание в странах СНГ определяется на основании отметок в командировочном удостоверении. Все остальные документы оформляются по правилам, установленным для командировок по РФ.

9. Оплата оргвзноса

Необходимые документы для возмещения расходов по оплате оргвзноса:

  • кассовый чек или квитанция банка;
  • договор;
  • счет-фактура;
  • акт выполненных работ.

10. Студенту

 При направлении студентов на производственную практику необходимо оформить командировочное удостоверение.

  • Проездные билеты приобретаются только в кассах ж/д и автовокзала.
  • Проезд поездом оплачивается только в плацкартном вагоне.
  • Электронные ж/д билеты принимаются при наличии оплаты через интернет только с личной банковской карты и посадочного талона.
  • Даты в билетах должны соответствовать с датам по приказу.
  • Если по окончании практики студенты остаются работать или сразу отправляются домой на каникулы, то обратный билет НЕ ОПЛАЧИВАЕТСЯ!
  • За расходы по производственной практике необходимо отчитаться в течение 3 рабочих дней с даты окончания производственной практики по приказу.